Dokumentų darbo srautų automatizavimas ekspeditoriams

Ekspedicijos dokumentų rinkinys

Darbo srautas turi valdyti visą siuntos dokumentų rinkinį, o ne tik vieną sugeneruotą PDF. Dažniausiai tai reiškia šiuos duomenų ir dokumentų tipus.

• Šaltinio dokumentai: sąskaitos, pakavimo lapai, konosamentai ar važtaraščiai, CMR, AWB, pristatymo įrodymai ir sertifikatai.
• Operaciniai įrašai: siuntos ID, kliento paskyra, maršrutas, transporto priemonė, priekaba, vairuotojas ir maržos laukai iš TMS.
• Validacijos įrašai: neatitikimų žymos, trūkstamų dokumentų patikros, svorio neatitikimai ir kliento nuorodos patikros.
• Sugeneruoti rezultatai: deklaracijos, pristatymo dokumentai, kliento prekės ženklu paruošti paketai, pristatymo įrodymo PDF ir audito eksportai.

Kur realiai dingsta valandos

Ekspeditorių procesus audituojame nuolat. Laiko nuotėkis retai būna ten, kur komanda galvoja. Keturi didžiausi valandų rijikai, eilės tvarka:

1. Muitinės duomenų perrašymas. Sąskaita ateina kaip PDF, kažkas ranka suveda HS kodus ir vertes į muitinės portalą. Apie 45 minutes vienam vilkikui.
2. 3 dokumentų sulyginimas. Sąskaita, pakavimo lapas ir konosamentas ar važtaraštis tyliai išsiskiria svoriais ir kiekiais, o darbuotojai valandas ieško neatitikimo.
3. Kliento prekės ženklu paruošti dokumentai. Kiekvienas klientas nori savo pristatymo dokumento ir pristatymo įrodymo su savo blanku ir savo kalba, todėl reikia vieno tiesos šaltinio, o ne kopijavimo rankomis.
4. Audito pasiruošimas. Kai HMRC, klientas ar bankas paprašo įrodymų, komanda kapstosi po el. paštą ir bendrus diskus vietoje vieno audito skydelio.

Įrankiai, paleidikliai ir duomenų srautas

Paleidiklis dažniausiai yra nauja arba atnaujinta siunta CargoWise, Descartes, Mandata, individualioje TMS, Airtable, lentelėje ar bendroje operacijų pašto dėžutėje. Darbo srautas sukuria siuntos darbo erdvę, laukia privalomų dokumentų, paleidžia 3 krypčių validaciją ir grąžina statusą bei sugeneruotus failus į pagrindinę sistemą.

• Darbo erdvė sukurta kiekvienai siuntai, o ne kiekvienam PDF atskirai.
• Privalomų dokumentų sąrašas keičiasi pagal klientą, maršrutą ir krovinio tipą.
• TMS gauna aiškų statusą: trūksta dokumentų, yra neatitikimų arba galima generuoti.

Jeigu naudojate CargoWise

CargoWise yra puikus orkestravimui, bet silpnesnis netvarkingų, nestruktūruotų dokumentų gavimui. Pragmatiškas modelis: palikti CargoWise kaip pagrindinę sistemą, viršuje uždėti dokumentų darbo srautą, kuris surenka netvarkingus PDF, validuoja juos prieš CargoWise siuntos įrašą, per CargoWise eAdaptor / API grąžina struktūruotus laukus ir per Paperless sugeneruoja kliento dokumentus.

• CargoWise lieka siuntų, klientų ir maršrutų šaltiniu.
• Dokumentų sluoksnis tvarko skenus, sąskaitas, pristatymo įrodymus ir sertifikatus.
• Paperless generuoja kliento dokumentus tik iš validuoto siuntos įrašo.

Jeigu naudojate individualią ar lentelių TMS

Tai matome dažniau, nei žmonės pripažįsta. Gera žinia: nėra politinės kovos su įsitvirtinusiu tiekėju. Darbo srautas gali perimti dokumentų gavimą, validaciją ir generavimą, o jūsų esami įrankiai toliau seka siuntas, sąskaitas ir maržas. Tą patį modelį galima pradėti nuo CSV, duomenų bazės vaizdo ar lentelės sinchronizacijos, o vėliau gilinti integraciją.

• Pirmas žingsnis gali būti CSV ar duomenų bazės vaizdas, ne pilnas sistemos perrašymas.
• Validacijos taisyklės tampa aiškios ir peržiūrimos, o ne paslėptos darbuotojų įpročiuose.
• Kai procesas stabilus, integraciją galima gilinti etapais.

Ką matuoti

• Minutės vienai deklaracijai: tikslas mažiau nei 5.
• Neatitikimų aptikimas prieš prekių judėjimą: tikslas 100%.
• Kliento dokumentų taisymo užklausos per mėnesį: tikslas 0.
• Audito pasiruošimo laikas vienai užklausai: tikslas mažiau nei 1 valanda.

Kaip iš tikrųjų diegti ekspeditorių dokumentų darbo srautą

Ekspeditorių dokumentų automatizavimas turi prasidėti nuo vienos aiškios siuntos darbo erdvės. Jeigu sąskaita, pakavimo lapas, pristatymo įrodymas ir sertifikatai gyvena atskiruose el. laiškuose arba skirtinguose diskuose, komanda vis tiek turės ieškoti tiesos rankomis. Darbo srautas turi sujungti visus dokumentus pagal siuntos ID, klientą, transporto priemonę, maršrutą ir datą.

Kai darbo erdvė sukurta, vertingiausias etapas yra ne PDF generavimas, o validacija. Sąskaita, pakavimo lapas ir konosamentas ar važtaraštis dažnai nesutampa tyliai: kitoks pakuočių skaičius, kitas svoris, trūkstamas užsakymo numeris arba neteisinga kliento nuoroda. Automatizuotas 3 krypčių sulyginimas grąžina valandas, nes klaida pagaunama prieš klientui ar muitinei ją pastebint.

Logistikos komandos dažnai šį poreikį apibūdina per konkrečius operacinius terminus: ekspeditorių dokumentų darbo srautų automatizavimas, CargoWise dokumentų automatizavimas, TMS dokumentų validacija, pristatymo įrodymų automatizavimas ir muitinės dokumentų darbo srautas. Todėl lietuviškame tekste verta išlaikyti sistemų pavadinimus, bet pačią problemą aprašyti lietuviškai.

• Pradėti nuo vieno kliento arba vieno maršruto, kur daugiausia pasikartojančių dokumentų.
• Įvesti statusus: waiting for docs, validation failed, ready to generate, sent to client.
• Tik po validacijos jungti klientui brandintus PDF, POD paketus ir audito eksportą.

Operaciniai kraštiniai atvejai

Realiame ekspedijavimo procese dokumentai retai ateina idealia forma. Vienas klientas atsiunčia sąskaitą kaip skenuotą PDF, kitas - kaip Excel eksportą, trečias įrašo užsakymo numerį tik el. laiško tekste. Todėl darbo srautas turi gebėti sujungti ne tik failus, bet ir el. laiško metaduomenis, TMS įrašą ir klientui būdingas taisykles.

Kitas svarbus kraštinis atvejis yra daliniai kroviniai ir keli pristatymai. Viena sąskaita gali dengti kelias siuntas, arba viena siunta gali turėti kelis POD. Tokiais atvejais dokumentų automatizavimas turi palaikyti parent/child ryšius, o ne tiesiog manyti, kad vienas PDF visada reiškia vieną darbą.